Un guide pratique, étape par étape, pour identifier ce que tu peux confier, avec les outils pour passer à l’action tout de suite.
Tu sens que tu passes trop de temps sur les tâches qui ne sont pas ton cœur de métier.
Tu aimerais déléguer, mais face à toi il y a un grand flou : par quoi commencer ? A qui faire confiance ? Est-ce que c’est vraiment le bon moment ?
Ce guide est fait pour toi. Pas de théorie, pas de grands discours. Une check-list concrète, étape par étape, pour identifier ce que tu peux confier dès maintenant et les outils pour t’aider à voir les choses clairement.
(Promis il n’y a pas de question piège. Enfin peut-être une ou deux.)
Étape 1 – Liste tout ce que tu fais dans ta semaine.
Avant de déléguer quoi que ce soit, il faut avoir une vision claire de ce qui occupe ton temps. Pas ce que tu penses faire, ce que tu fais vraiment.
Pendant une semaine complète, note chaque tâche au moment où tu la fais. Pas après. Sur le moment. Et oui ça inclut les 25 minutes passées à scroller Instagram en te disant que c’était de la veille concurrentielle. Nous sommes entre nous, nous pouvons être honnêtes.
→ J’ai noté toutes les tâches de la semaine sans exception, y compris les pauses réseaux sociaux.
Outils pour passer à l’action :
– Agenda papier ou carnet : une page par jour, une ligne par tâche. Indique l’heure de début et de fin.
– Google agenda : créer un événement pour chaque bloc de travail.
– Toggl Track : application gratuite qui chronomètre les tâches
Étape 2 – Calcule le temps que tu passes sur chaque tâche.
Une fois ta liste établie, associe un temps réel à chaque tâche. Pas le temps que tu voudrais y passer, le temps que tu y passes vraiment.
Et là je parle aussi du temps passé sur les réseaux à « juste regarder une story » qui se transforme mystérieusement en 40 minutes. Ce n’est pas un jugement, je suis la première à être coupable. Mais plus tu seras honnête avec toi-même, mieux tu pourras passer un cap. Les chiffres ne mentent pas, même quand nous préférerons qu’ils le fassent.
→ J’ai associé un temps précis à chaque tâche, en étant honnête avec moi-même.
Outils pour passer à l’action :
– Toggl Track : tu lances le chronomètre au début d’une tâche, tu l’arrêtes à la fin. Le rapport hebdomadaire te montre exactement où passe ton temps. (Spoiler : le résultat peut être brutal.)
– Clockify : alternative à Toggl, avec rapport visuel très clairs.
– Une simple feuille Excel ou Google Sheet avec 4 colonnes : tâche, heure début, heure fin, calcul de temps passé.
Étape 3 – Sépare ce qui te rapporte de ce qui te coûte.
Classe chaque tâche dans l’une de ces deux colonnes :
– Me rapporte : tâche directement lié à ton activité de coach. Séances, préparation de tes accompagnements, développement de tes offres, relations client.
– Me coûte : Tout le reste. administratif, technique, mise en page, réseaux sociaux, emails, relances, tunnel de vente, etc …
(Si tu te retrouves avec une colonnes « me coûte » deux fois plus longue que l’autre, bienvenue dans le club. Nous sommes nombreuses.)
→ J’ai classé chaque tâche dans la bonne colonne.
Outils pour passer à l’action :
– Notion : créer un tableau simple avec deux colonnes.
– Trello : Une liste « me rapporte » et une liste « me coûte ».
– Une feuille de papier divisée en deux suffit très bien.
Étape 4 – Identifie les tâches que tu n’aimes pas faire.
Dans ta colonnes « me coûte », certaines tâches te pèsent plus que d’autres. Entoure celles que tu fais en procrastinant, celles que tu repousses, celle qui te donnent un sentiment de perte de temps ou d’énergie.
Tu sais, ces tâches que tu remets à « demain » depuis 3 semaines. Oui, celles-là.
Ce sont tes premières candidates à la délégation.
→ J’ai identifié les tâches que je n’aime pas faire ou que je repousse depuis beaucoup trop longtemps.
Étape 5 – Identifie les tâches que tu ne sais pas bien faire.
Certaines tâches ne te pèse pas forcément émotionnellement, mais tu sais que tu ne les maîtrise pas. Tu y passes trop de temps parce que tu tâtonnes. Le résultat n’est pas à la hauteur de ce que tu veux proposer à tes clients.
(Passer 3 heures sur Canva pour un visuel qui ressemble quand même à un devoir de CM2, ça te parle ?)
Note-le aussi.
→ J’ai identifié les tâches que je ne maîtrise pas suffisamment.
Exemples fréquents chez les coachs :
– Créer un tunnel de vente sur Systeme.io
– Mettre en place une séquence e-mail automatisée.
– Monter une formation en ligne. (Tu ne sais pas quelle plateforme choisir ? J’ai comparé les 6 principales pour toi ici)
– Créer des visuels cohérents sur Canva.
Étape 6 – Vérifie que tu as des process documentés.
Avant de confier une tâche à quelqu’un, il faut pouvoir expliquer comment tu veux qu’elle soit faite. Pas forcément un manuel de 50 pages, mais au minimum une description claire du résultat attendu.
Pour chaque tâche que tu envisage de déléguer, pose-toi cette question : Est-ce que je pourrais expliquer ce que je veux en 5 minutes à quelqu’un qui ne me connaît pas ?
(Si la réponse est « Je saurais le reconnaître quand je le verrais », ce n’est pas un process, c’est un sentiment. On va affiner ça.)
→ J’ai une description claire du résultat attendu pour chaque tâche à déléguer.
Outils pour passer à l’action :
– Loom : enregistre-toi en train de faire la tâche une fois, c’est ton process vidéo.
– Notion : Crée une fiche par tâche avec les étapes et les attentes
– Google Docs : un document simple avec les instructions suffit pour commencer.
Étape 7 – Définis ton budget de temps et non argent.
Avant de parler tarif, pose-toi une question différente : combien d’heure pas semaine est-ce que je veux récupérer ? C’est cette réponse qui va guider ce que tu délègues en premier.
Si tu veux récupérer 5 heures par semaine, regarde les tâches de ta liste qui cumulent 5 heures. Ce sont les premières à confier.
(5 heures par semaines c’est 20 heures par mois. Soit une demi-semaine de travail que tu pourrais passer avec tes clients, ou sur ton canapé. Les deux sont valables.)
→ J’ai défini combien d’heures par semaine je veux retrouver
Étape 8 – Fais ta liste de délégation prioritaire.
Tu as maintenant tous les éléments. Le calcul est simple : les tâches que tu n’aimes pas faire + celles que tu ne maîtrise pas + celles qui te prennent le plus de temps = tes priorités de délégation.
Pas besoin que ce soit parfait. Trois tâches clairement identifiées valent mieux qu’une liste de vingt qui reste dans un tiroir.
→ J’ai ma liste des 3 à 5 premières tâches à déléguer.
Étape 9 – Choisis à qui tu veux confier ces tâches.
Il existe différents profils selon ce que tu veux déléguer :
- Une assistante digitale spécialisée coach : pour tout ce qui touche à la technique, mise en page, tunnel de vente, les formations en ligne, les support visuels. C’est quelqu’un qui comprend ton univers et peut gérer plusieurs types de tâches à la fois. (Je dis ça complètement objectivement, bien sûr.)
- Un graphiste : si tu as besoin d’une identité visuelle complète ou de créations spécifiques.
- Un rédacteur : si tu veux déléguer l’écriture de tes contenus.
- Un monteur vidéo : pour tes reels, tes replays de webinaire, tes vidéos formation.
→ J’ai identifié le profil qui correspond à ce que je veux déléguer.
Déléguer ne se fait pas du jour au lendemain. Mais ça commence toujours par un premier pas : savoir exactement ce qui t’échappe. Cette check-list t’a donné les outils pour le voir clairement.
Et si après tout ça tu te retrouves avec une belle liste de tâches à confier et personne à qui les confier, on en parle. Un appel découverte suffit pour faire le point ensemble. Sans pression, sans engagement, et je promets de ne pas de chronométrer.
